Как правило, организации используют общий режим налогообложения. Через сеть интернет могут оплачиваться как командировочные, так и хозяйственные расходы предприятия. К примеру, с собственной электронной карты сотрудник может оплатить дополнительный модуль для компьютерной программы или приобрести электронный билет. Письменными доказательствами здесь будут выступать отчёт с сайта о зачислении средств и подтверждение по счёту карты. Конечно, у руководителей организации возникают вопросы: как провести такую оплату в бухгалтерском учёте, как документально оформить расходы подобного рода для налогообложения прибыли.

Бухгалтерский учет

Исходя из положения «Про эмиссию банковских карт и операции, совершаемые с использованием платежных карт» (пункт 1.4)  ЦБ РФ N 266-П, устанавливается, что банковские карты - это вид платежных карт, инструмент безналичных расчетов, предназначенный для совершения уполномоченными юридическими лицами (держателями) и физическими лицами операций с денежными средствами, которые находятся у эмитента, по действующему законодательству РФ и договору с эмитентом.

«Специальные счета в банках» (счёт 55) применяются для консолидации информации о  движении и наличии денежных средств в национальной валюте РФ или в иностранной валюте на текущих, особых и специальных счетах согласно инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета (введена в действие приказом Минфина РФ N 94н от 31.10.2000).

На отдельном субсчёте, который открыт к счёту 55, можно отражать операции с использованием платёжной карты по счетам в кредитной организации. То есть оплата товаров, работ, услуг через корпоративную карту (в т. ч. с помощью  интернета) может учитываться таким образом:

По Дебету счёта 71 и по Кредиту счёта 55 проходит списание денежных средств с карточного счёта, используемых для оплаты работ, товаров, услуг.

По Дебету счёта 60 и по Кредиту счёта 71 учитывается оплата работ, товаров, услуг.

Другой возможный вариант:

Дебетуются счёта 10 (20, 26, 41) - кредитуется счёт 60;

Дебетуются счёта 60 - кредитуется счёт 55.

В зависимости от наличия в организации первичных документов применяется тот или иной способ. В случае, когда бухгалтерские проводки формируются на основе предоставленного сотрудником авансового счёта, применяется вариант со счётом 71. Когда проводки оформляются на основании выписок из банка, счёт 71 не используется.

О налоге на прибыль

Статья 264 НК РФ (пп. 12 п. 1) подразумевает, что расходы на командировки, а также стоимость проезда к назначению командировки и обратно на работу, записываются в состав расходов, связанных с производством продукции и её реализацией.

При документальном подтверждении расходы могут подтверждаться в целях налогообложения согласно статье 252 НК РФ (пункт 1).

Под документальным подтверждением подразумеваются:

- документы, утверждённые в согласовании с действующим законодательством РФ;

- документы, оформленные сообразно с традициями делооборота, применяемые в государстве, на территории которого осуществлялись соответствующие расходы;

- документы, косвенно подтверждающие осуществлённые расходы (включая таможенную декларацию, назначения о командировке,  отчеты о произведённой работе по договору, проездные документы).

В случаях, когда был приобретён электронный авиабилет, т. е. в бездокументарной форме, документами, подтверждающими расходы на его приобретение для целей налогообложения, являются квитанция или маршрут электронного билета на бумажном носителе, где указана стоимость перелёта, а также предоставление посадочного талона, который подтверждаёт перелёт указанного в отчёте лица по данному маршруту. Вышеизложенное закреплено в письмах  Министерства финансов от 16 августа 2010 г. и 27 июля 2010 г.

Подтвердить затраты на приобретение электронного ж/д билета можно следующим образом:

- квитанцией или маршрутом, оформленным на пассажирском билете, который утверждён как бланк строгой отчётности;

- чеком, а также любым другим документом;

- расходы по приобретению ж/д билета в электронной форме учитываются при расчёте базы налогообложения по налогу на прибыль при условии предоставления распечатки электронного билета.

Вышеизложенное закреплено в письмах Минфина РФ и в письме УФНС России в г. Москве N 16-15/115214 от 03.11.2009.

Затраты на приобретение электронного ж/д или авиабилета могут быть учтены для сокращения по налогу на прибыль базы налогообложения, если обозначенные расходы подтверждены косвенно. К примеру, это могут быть документы, удостоверяющие направление работника в командировку, проживание его заграницей, документы, оформленные в стандартных формах первичной учётной документации, которые удостоверяют пребывание сотрудника в командировке, распечатанная форма посадочного талона или электронного билета с указанием данных, которые позволяют идентифицировать пребывание сотрудника в командировке (Ф. И. О., стоимость билета, маршрут, даты поездки).

Что касается покупки модуля компьютерной программы, то законодательство РФ предусматривает следующее.

Пп. 26 п. 1 статьи 264 НК РФ закрепляет, что к расходам, касающимся производства и реализации, относят расходы, связанные с покупкой прав на использование баз данных по лицензионным соглашениям и ПО для ЭВМ. Сюда также включаются расходы по покупке прав на ПО для электронных вычислительных машин стоимостью менее чем 20 000 руб. и обновление баз данных и программ.

Статья 313 НК РФ подразумевает, что в целях налогового учёта подтверждающими документами покупки программы являются первичные учётные документы, в т. ч. бухгалтерская справка.

Исходя из особенностей рассматриваемой ситуации, можно предположить, что подтверждающими документами могут быть:

1.      отчёт работника, который приобрёл данный модуль;

2.      уведомление сайта о получении денежных средств;

3.      подтверждение о получении «электронного ключа»;

4.      платёжные документы, например, выписка банка по счёту;

5.      служебная записка работника, содержащая обоснования необходимости приобретения данного модуля.

Судебные решения, а также пояснения официальных органов для подобного вопроса отсутствуют.

В случае, когда ряд документов составлен на иностранном языке, для признания расходов необходимо предоставить их построчный перевод.

Перевод может быть выполнен профессиональным переводчиком либо специалистами самого предприятия. Действующим законодательством Российской Федерации не установлен порядок перевода первичных документов с иностранного языка. Данный вывод сделан из писем Министерства финансов РФ от 3 ноября 2009 (03-03-06/1/725) и от 14 сентября 2009 (03-03-05/170).